Jak zarządzać kontentem platformy w 5 prostych krokach

Wybór systemu do wspierania rozwoju Twoich pracowników może okazać się trudnym i pracochłonnym procesem, jeśli nie posiadasz odpowiedniego planu działania i jasno sprecyzowanych potrzeb. Liczba dostępnych na rynku rozwiązań jest tak duża, że może wprawić w niemałe zakłopotanie. O tym na co zwrócić uwagę podczas poszukiwań systemu oraz jak efektywnie wykorzystać oferowany przez liczne firmy okres próbny pisaliśmy już tutaj. Załóżmy jednak, że tą najważniejszą decyzję masz już za sobą i jesteś w posiadaniu platformy szkoleniowej – gratulujemy, połowa sukcesu jest już za Tobą. Dlaczego, jednak tylko połowa, gdy celem było wdrożenie systemu?

O powodzeniu wdrożenia platformy szkoleniowej w firmie, decyduje przede wszystkim jego efektywność. Może zająć Ci kilka miesięcy zanim zorientujesz się czy system wspiera pracę Twoich pracowników, a może wręcz ją utrudnia? Kluczem w powodzeniu projektu jest odpowiednio przygotowana zawartość – czyli wszystkie informacje, które zostaną udostępnione na platformie. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie krótką listę, która podpowiada, jak zarządzać platformą, aby udostępniane na niej treści były interesujące, motywowały, a także angażowały pracowników bez względu na obejmowane przez nich stanowisko.

1. Aktualizuj treści

Udostępniany na platformie kontent powinien być stale aktualizowany. Na nic się przyda instrukcja obsługi ekspresu do kawy, który już dawno został zastąpiony nowym modelem. Pewne jest, że pracownik, który nie znajdzie aktualnych informacji w Twoim systemie – poszuka ich w Internecie. Z pozoru może się wydawać, że nic w tym złego, ale w ten sposób pracownicy uczą się kultury poszukiwania informacji w sieci i to nie tylko tych, związanych z obsługą sprzętów firmowych, ale także tych wynikających z wykonywania własnych obowiązków zawodowych.

2. Zadbaj o przejrzystość informacji

Aby udostępniane treści były łatwe do odnalezienia przez pracowników powinny być odpowiednio katalogowane oraz opisywane. Podczas udostępniania różnych procedur firmowych, warto zatem pamiętać o stosowaniu tagów, czyli krótkich słów kluczowych, dzięki którym możliwe będzie szybkie odnalezienie szkolenia już na podstawie jednego wyrażenia. Pamiętaj, także o odpowiednim podpisywaniu swoich katalogów. Może się okazać, że stosowanie nagłówków szkoleń typu „Kurs cz. 1” może powodować frustrację w sytuacji, gdy pracownicy będą musieli szybko odszukać i zrealizować udostępnione szkolenie. Zadbaj więc o przejrzystą strukturę mapując udostępniane kursy w odpowiednich kategoriach.

3. Postaw na nowoczesne formy szkolenia

Budowanie kultury samodzielnego uczenia się przez Twoich pracowników może być niezwykle trudnym procesem. Ważne jest stosowanie odpowiednich środków kształcenia, które będą nie tylko wartościowe merytorycznie, ale także nowoczesne – atrakcyjne graficznie i funkcjonalnie. Coraz więcej systemów wspierających rozwój pracowników, posiada wbudowane narzędzia do tworzenia różnych form szkoleniowych, w tym kreatory interaktywnych filmów, testów, lekcji, czy ankiet. Pozwalają one na samodzielne tworzenie i udostępnianie materiałów szkoleniowych, ale także umożliwiają zbieranie informacji zwrotnych, czy weryfikację poziomu zdobywanej wiedzy. Dostępne na rynku systemy coraz częściej posiadają zestawy szablonów różnych form materiałów szkoleniowych, które są ich integralną częścią. Gotowe szablony wystarczy wyłącznie uzupełnić o własne treści tekstowe.

Ciekawym rozwiązaniem są kreatory lekcji H5P, dzięki którym możliwe jest tworzenie szkoleń bez konieczności posiadania jakiegokolwiek doświadczenia w e-learningu. Opracowanie treści kursu można, również powierzyć zewnętrznym dostawcom, którzy posiadają doświadczenie w tworzeniu profesjonalnych materiałów lub zlecić całościową realizację szkolenia dedykowanego. Warto, także zapytać w takim przypadku o ofertę gotowych szkoleń, które mogą zostać udostępnione np. w formie Pakietu SCORM na platformie.

4. Pobudź zmysły atrakcyjną stroną wizualną

Strona wizualna szkoleń to doskonały sposób na przyciągnięcie uwagi pracowników i zachęcenie ich do zapoznania się z treścią. Tworząc materiały szkoleniowe, które swoją formą wizualną przyciągają uwagę, zwiększasz nie tylko zainteresowanie, ale także zaangażowanie w ich realizację. Materiały szkoleniowe powinny mieć odpowiednio dobrane grafiki tzn. powinny być spójne z treścią, ale warto też zadbać o ich wysoką rozdzielczość – z pewnością nikt z nas nie chciałby liczyć pikseli na grafice.

5. Personalizuj treści

Udostępniane materiały szkoleniowe, powinny być spersonalizowane – udostępnianie kursów technicznych pracownikom z działu administracyjnego może nie być dla nich przydatne, a tylko utrudnić odnalezienie właściwych treści.

Przed przystąpieniem do tworzenia materiałów szkoleniowych, warto poświęcić chwilę na zastanowienie się dla kogo zostaną udostępnione. Przeanalizuj zachowania i nawyki swoich pracowników, aby dowiedzieć się jak mogą zareagować na nowe technologie, które chcesz zastosować. Warto zastanowić się nad tym, jak bardzo Twoi pracownicy są obciążeni obowiązkami, a w związku z tym ile mogą poświecić na naukę. Szkolenia powinny być podzielone na krótkie moduły, tak aby ich realizacja nie wpływała na zaburzenie codziennych obowiązków w pracy.

Zarządzając treścią w systemie do wspierania rozwoju Twoich pracowników, pamiętaj o systematyczności – zadbaj o aktualność informacji oraz o ich łatwą dostępność. Przygotowując kontent staraj się, aby był on dostosowany do potrzeb jego odbiorców, a oprawa wizualna, aby dodatkowo angażowała do realizacji szkoleń. Stosując powyższe wskazówki, zbudujesz środowisko nauki otwarte na potrzeby pracowników oraz umożliwiające dzielenie się widzą i zastosowania jej w praktyce.