8 wskazówek jak efektywnie wykorzystać bezpłatny okres próbny SaaS

Rynek e-learningu przeżywa obecnie swój renesans obfitując w  różnorodność narzędzi, które mogą zostać wykorzystane w procesie zdalnego nauczania. Wybór odpowiedniego rozwiązania, które spełni wymagania Twojej firmy może okazać się zatem trudnym i pracochłonnym procesem.

Wychodząc naprzód większość dostawców SaaS daje szansę bezpłatnego okresu próbnego systemu, podczas którego możliwe jest przeprowadzenie testów oraz samodzielna weryfikacja funkcjonalności, których dostarcza. Dostęp do systemu pilotażowego, który często jest pełnowartościowym produktem, bywa kluczowym argumentem w podjęciu ostatecznej decyzji.

O powodzeniu projektu może jednak zdecydować prawidłowo zaplanowany przebieg testów. Bez odpowiedniego scenariusza oraz głównych założeń firmy względem szukanego rozwiązania, może się okazać, że kuszący swoim layout’em system  jest niefunkcjonalny, a przypadkowa weryfikacja jego poszczególnych elementów nie pokaże wszystkich możliwości.

Jak zatem najefektywniej wykorzystać oferowany okres próbny, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy? Poznaj 10 wskazówek, które pomogą Ci w przeprowadzeniu miarodajnych testów SaaS.

  1. Określ cel szukanego rozwiązania

Zastanów się, jakie funkcjonalności są dla Ciebie kluczowe oraz do czego chcesz wykorzystywać SaaS. Przygotuj przykładowe materiały szkoleniowe, które powinny zostać udostępnione na platformie lub jeżeli nie posiadasz własnych treści – zastanów się czy chcesz skorzystać z gotowych kursów dostępnych w bibliotece szkoleń oferowanych przez dostawcę systemu.

  1. Poproś o przykładowy scenariusz testów

Jeżeli po raz pierwszy szukasz LMS dla swojej firmy oczywiste jest, że możesz nie wiedzieć jak prawidłowo przeprowadzić testy. Poproś zatem o przykładowe instrukcje konfiguracji czy scenariusze testów systemu.

  1. Zweryfikuj wszystkie funkcje dostępne w systemie

Podczas testów nie bój się korzystać z opcji, które nie wiesz do czego mogą służyć – bez obaw platforma pilotażowa nie przestanie nagle działać, a być może odnajdziesz funkcjonalność, której nie wiedziałeś, że możesz potrzebować.

  1. Udostępnij własne materiały szkoleniowe

Już na etapie testów spróbuj udostępnić własne materiały szkoleniowe w różnych formatach plików. Dzięki temu dowiesz się czy zależy Ci na udostępnianiu materiałów w gotowej postaci na przykład w formie plików do pobrania, bądź chcesz stworzyć bazę materiałów, dostępnych wyłącznie z poziomu LMS.

  1. Stwórz wirtualną strukturę kont

Dostępne rozwiązania SaaS na rynku oferują nie tylko możliwość wspierania rozwoju Twoich pracowników, ale przed wszystkim umożliwiają zarządzanie zasobami ludzkimi. Już na etapie testów LMS spróbuj odtworzyć strukturę, która odpowiada hierarchii w Twojej firmie. Przypisz uprawnienia do zarządzania danymi managerom oraz administratorom.

  1. Powołaj własną ekipę specjalną

Do testów SaaS zaangażuj cały zespół – w ten prosty sposób zbierzesz obiektywną opinię od osób, które będą z niego korzystać podczas codziennej pracy. Celem okresu próbnego jest uzyskanie pełnego obrazu na całokształt inwestycji. Im więcej wysiłku włożysz w testy i wybór najlepszego narzędzia, tym więcej  możesz zaoszczędzisz czasu i środków finansowych w przyszłości.

  1. Analiza usług przed i po zakupie

Rozważając wybór odpowiedniego rozwiązania SaaS dla Twojej firmy już na etapie testów, zwróć uwagę, także na zakres oferowanych usług po podpisaniu umowy. Kluczowym elementem może być na przykład stałe wsparcie administracyjne czy service desk dla wszystkich użytkowników platformy.

  1. Wykonaj podsumowanie testów

Po zakończonym etapie testów zbierz opinię od wszystkich osób, które były zaangażowane w proces weryfikacji. Przygotuj listę wszystkich korzyści i ewentualnych ograniczeń oraz przedstaw ją dostawcy SaaS. Może się okazać, że ograniczenia, które zostały zaobserwowane są drzwiami do opracowania nowych rozwiązań.