Jak efektywnie przekazać zadanie?

 

„Dlaczego on to źle zrobił? Jak to się stało, że ona sobie z tym nie poradziła? Przecież wyraźnie mówiłem, czego oczekuję…” – czy zdarzyło Ci się zadawać sobie takie pytania? Na pewno chcesz, żeby inni dobrze realizowali zadania, które im powierzysz. Jednak aby ludzie wywiązywali się ze swoich obowiązków, nie wystarczą tylko ich kompetencje. Muszą wiedzieć, co dokładnie mają zrobić. Muszą znać oczekiwania, które mają spełnić. Tutaj wkracza umiejętność efektywnego przekazywania zadań.

Bardzo dużo nieporozumień wynika z nieumiejętności komunikowania się. Wiemy, co chcemy przekazać, ale nie wiemy, jak to zrobić, żebyśmy zostali właściwie zrozumiani. Dlatego tak ważne jest pogłębianie swojej wiedzy i umiejętności w zakresie takiego sposobu przekazywania zadań, dzięki któremu osoba, której coś zlecasz, dobrze zrozumie, co masz na myśli.

Chcę Ci powiedzieć, że…

Dolineo-Portal-Wiedzy-przekazywanie-rozmowa

Gdy chcesz przekazać komuś jakiekolwiek zadanie, najlepiej przeprowadź z nim rozmowę. Będzie ona okazją nie tylko do zlecenia określonej pracy, ale również do przekazania instrukcji, jak wykonać zadanie. Dzięki takiej formie komunikacji z drugą osobą będziesz też mógł poznać jej ewentualne pytania czy wątpliwości. Wtedy od razu możesz udzielić wyjaśnień, które pozwolą na lepsze zrozumienie Twoich wytycznych.

Rozmowa służąca przekazaniu zadania ma kilka etapów. Ułatwiają one usystematyzowanie przebiegu spotkania. Dzięki nim będziesz też mieć pewność, że przekazałeś drugiej osobie wszystkie informacje potrzebne jej do jak najlepszego wykonania zadania.

Dlaczego tu jesteśmy?

Na samym początku przekaż, jaki jest cel spotkania. To podstawowa informacja. Dzięki niej Twój rozmówca nie będzie musiał się domyślać, po co przyszedł i jakie masz wobec niego oczekiwania.

Przydatnym zwrotem, który możesz wykorzystać, przekazując cel rozmowy, jest:

  • Spotykamy się, aby przekazać Ci…

Jakie zadanie mam dla Ciebie?

Dolineo-Portal-Wiedzy-przekazywanie-rozmowa

W dalszej części spotkania opisz, na czym będzie polegać zadanie, które przekazujesz. Pamiętaj, żeby skupić się na konkretach oraz opisać je jasno, przystępnym językiem. Chcesz przecież, żeby osoba, której coś zlecasz, dobrze zrozumiała, o co Ci chodzi, a nie zastanawiała się nad znaczeniem trudnych słów czy zawiłych zdań, prawda? Wypunktuj wszystkie ważne elementy zlecanej pracy. Opisz, jaki rezultat chcesz uzyskać, jakie efekty są dla Ciebie istotne.

Im dokładniej i precyzyjniej opiszesz swoje wymagania, tym większa szansa, że druga osoba wykona powierzone jej zadanie zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Na tym etapie możesz się posiłkować następującymi zwrotami:

  • Zależy mi na tym, abyś…
  • Oczekuję od Ciebie, że…
  • Zależy mi na tym, abyś zrealizował zadanie samodzielnie/we współpracy z…

Chciałbym zapytać o…

Gdy przekażesz rozmówcy swoje instrukcje, daj mu szansę na dopytanie o elementy, których mógł nie zrozumieć. Jeśli zostawisz go z wątpliwościami, może się okazać, że błędnie wykona część zleconego zadania, a może nawet całe. Zapytaj więc, czy Twój rozmówca potrzebuje dodatkowych wyjaśnień.

Przydatne zwroty, które możesz tu wykorzystać, to:

  • Czy masz jakieś pytania do sposobu realizacji tego zadania?
  • Czy masz jakieś wątpliwości, jak to zrobić?

Wszystko jasne!

Dolineo-Portal-Wiedzy-przekazywanie-wyjasnienie

Przekazałeś drugiej osobie informacje o zadaniu, odpowiedziałeś na jej pytania – można kończyć spotkanie… Chwileczkę! Nie tak szybko! Warto jeszcze upewnić się, czy Twój rozmówca na pewno wie, na czym polega jego obowiązek. Nie ignoruj tego etapu – może się okazać, że jeszcze tutaj wyjdą na światło dzienne jakieś niedomówienia. Zapytaj osobę, której zlecasz pracę, czy wie, co ma zrobić. Poproś ją też o sparafrazowanie tego, czego się dowiedziała w rozmowie – niech powtórzy własnymi słowami, na czym ma polegać otrzymane zadanie. Dzięki temu upewnisz się, czy na pewno rozumie wszystko, co jej przekazałeś.

Przydatnymi zwrotami, które możesz wykorzystać, pytając o potwierdzenie zrozumienia zadania, są:

  • Czy wiesz, co masz zrobić?
  • Czy wiesz, jakie są moje oczekiwania?

To już jest koniec…

„To już jest koniec, nie ma już nic, jesteśmy wolni, możemy iść” – śpiewały Elektryczne Gitary. Owszem, to już koniec rozmowy, ale nie koniec działania. Podziękuj rozmówcy za spotkanie. Nie omieszkaj też życzyć mu powodzenia i zapewnić go o swoim wsparciu. Nie możesz przecież zostawić go samemu sobie, jeśli w trakcie wykonywania zadania natrafi na coś, co wzbudzi jego pytania lub wątpliwości. Jeśli będzie miał pewność, że może na Ciebie liczyć, na pewno chętniej i odważniej zabierze się za zleconą pracę.

Na tym etapie możesz się posiłkować następującymi zwrotami:

  • Dziękuję za spotkanie, czekam na…
  • Dziękuję i czekam na informację z Twojej strony.
  • Powodzenia

Nowy początek

Dolineo-Portal-Wiedzy-przekazywanie-sukces

Jeśli wykorzystasz w praktyce etapy przekazywania zadań, na pewno szybko zauważysz, że osoby, którym zlecasz zadania, coraz lepiej będą wykonywać powierzane im obowiązki. Łatwiej im bowiem będzie zrozumieć, jakie masz wobec nich wymagania. Będą też czuły się pewniej, wiedząc, że mają w Tobie wsparcie.

Więcej na temat przekazywania zadań, łącznie z przykładową rozmową, znajdziesz w nowym szkoleniu na dolineo.com.

Nie masz dostępu? Przetestuj portal Dolineo już dziś i zapytaj o ofertę dla swojej organizacji!

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.